Qu'est-ce que le principe de consentement ?

Avec la nouvelle réglementation européenne RGPD, il est impératif d'obtenir un principe de consentement clair de chaque individu pour pouvoir lui envoyer un mail.
Cela signifie que l'utilisateur doit autoriser l'organisation à lui envoyer des emailings.

Dans cette optique, nous avons mis à jour le module Flexit "Gestion des newsletters" qui vous permettra d'obtenir, de tracer et d'archiver le consentement de vos contacts existants.
Voici une notice pour mettre à jour votre politique de consentement sur les newsletters.

Comment obtenir le consentement ?

Le consentement peut être implicite comme par exemple s'inscrire volontairement à une newsletter sur un site internet.
Mais il doit être clairement explicite si vous ne disposez plus de la preuve de consentement de vos contacts avant la nouvelle réglementation.
Si tel est votre cas, voici comment procéder :

Etape 1 : créer un mail de demande de consentement

Attention : doit être uniquement dédié à ce message et vous ne devez en aucun cas intégrer d'autres messages (promotion, informations diverses sur votre activité...)

Pour cela, créez une nouvelle newsletter vierge.
Ajoutez un texte expliquant votre démarche dont voici un exemple ci-dessous :
Cher.e.s client.e.s,
À compter du 25 mai 2018, le règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union Européenne est entré en vigueur.
Ce règlement induit que tout utilisateur doit par conséquent exprimer clairement son consentement pour recevoir des emails de la part d'une organisation.
Cela fait quelques temps que nous vous comptons parmi les destinataires de notre newsletter et nous vous en remercions.
Si vous souhaitez continuer à recevoir nos offres par email, nous vous invitons à cliquer sur le lien ci-dessous : (...) "

Intégrez ensuite le module newsletter dans l'éditeur (voir comment intégrer un module dans l'éditeur)

Sélectionnez l'affichage d'un champs en particulier :


Puis sélectionnez le consentement et validez :


Envoyez ensuite votre newsletter.

Que va provoquer cet email ?

Cet email va placer tous vos contacts en statut "en attente de consentement". Vous pourrez d'ailleurs le voir en vous rendant sur la fiche détaillée de votre contact.
Ce statut restera ainsi jusqu'à ce que le client clique sur le lien "Je consens à recevoir vos lettres d'information" qui est généré par le module posé précédemment.

Une fois que le client a cliqué sur "Je consens à recevoir vos lettres d'information", vous pourrez retrouver ses données de consentement sur sa fiche contact. Ce sont ces données qui font foi pour être en accord avec la réglementation.



Etape 2 : Définir le principe de consentement par défaut dans l'onglet paramètres de la newsletter.

Cette étape est cruciale pour la mise en conformité.
Dans les paramètres de la newsletter, vous pouvez choisir de respecter le consentement du contact ou non pour l'envoi de chaque newsletter.

En cliquant sur oui
Vous vous mettez en conformité et vos newsletters ne seront envoyées qu'aux contacts qui ont cliqué sur le lien dans la newsletter envoyée en étape 1.

En cliquant sur non
Vous continuez le processus initial qui consite à envoyer des mails à tous les contacts des groupes sélectionnés pour l'envoi d'une newsletter, peu importe s'ils vous ont accordé leur consentement ou non.

Ce paramétrage détermine le choix par défaut qui sera coché dans l'onglet "envoyer" pour chaque newsletter.
Vous pourrez par la suite changer ce statut individuellement par newsletter dans l'onglet d'envoi. Cela vous permettra d'avoir le paramétrage par défaut et de pouvoir le modifier pour des envois ponctuels.

Bon à savoir

Si vous renvoyez un mail de consentement à un groupe à qui vous en avez déjà envoyé un, tous les contacts de ce groupe repartiront sur le statut "en attente de consentement", même s'ils ont déjà cliqué sur le mail précédent.
Vous avez la possibilité d'accorder manuellement et individuellement le consentement via la fiche contact.